Trong cơ cấu chi phí doanh nghiệp, chi phí nhân sự chiếm tỷ trọng lớn và tác động trực tiếp đến lợi nhuận. Để kiểm soát hiệu quả khoản mục này, việc thực hiện đúng quy trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương là điều kiện tiên quyết. Bài viết sẽ phân tích cách quản lý chi phí lương, hạch toán tạm ứng và định khoản các khoản trích theo quy định, từ đó gợi ý giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản trị tài chính.
Chi phí nhân sự trong cơ cấu tài chính doanh nghiệp
Tỷ trọng chi phí nhân sự
- Tiền lương, thưởng và phụ cấp chiếm từ 30 – 50% chi phí vận hành.
- Các khoản bảo hiểm, công đoàn phí cũng chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng quỹ lương.
Tác động đến lợi nhuận
- Nếu chi phí lương tăng nhanh hơn doanh thu, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thâm hụt.
- Ngược lại, quản lý lương hợp lý giúp gia tăng năng suất và tạo lợi thế cạnh tranh.
Vai trò của hạch toán chính xác
- Đảm bảo thông tin minh bạch cho nhà quản trị.
- Giúp kiểm soát dòng tiền và hạn chế rủi ro pháp lý.
Quản lý và hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp
Quy trình hạch toán lương
- Thu thập chứng từ: bảng chấm công, bảng lương, quyết định thưởng/phụ cấp.
- Phân bổ chi phí vào các tài khoản chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý.
- Ghi nhận chi tiết vào tài khoản phải trả người lao động (TK 334).
Hạch toán lương và các khoản trích theo lương
Việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác chi phí, đồng thời đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho nhân viên. Các bước này bao gồm:
- Tính toán lương thực tế phải trả.
- Ghi nhận khoản phải trả vào TK 334.
- Trích lập các khoản bảo hiểm và công đoàn phí.
Tạm ứng tiền lương hạch toán như thế nào
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên tạm ứng lương để hỗ trợ tài chính ngắn hạn. Vậy tạm ứng tiền lương hạch toán như thế nào cho đúng quy định?
Nguyên tắc quản lý tạm ứng
- Tạm ứng cần có đơn đề nghị và được phê duyệt.
- Ghi nhận tạm ứng tại TK 141 – Tạm ứng.
- Khấu trừ khi thanh toán lương cuối kỳ.
Định khoản nghiệp vụ
- Khi tạm ứng: Nợ TK 141 / Có TK 111, 112.
- Khi khấu trừ vào lương: Nợ TK 334 / Có TK 141.
Ý nghĩa quản trị
- Đảm bảo minh bạch giữa nhân viên và doanh nghiệp.
- Giúp kiểm soát dòng tiền tạm ứng, tránh thất thoát.
Định khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định
Ngoài tiền lương, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ trích nộp bảo hiểm và công đoàn phí. Đây vừa là chi phí bắt buộc vừa là quyền lợi của người lao động. Việc định khoản trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định phải đảm bảo chính xác và kịp thời.
Các khoản trích theo quy định
- BHXH: Chế độ hưu trí, thai sản, ốm đau.
- BHYT: Quyền lợi chăm sóc y tế.
- BHTN: Hỗ trợ khi mất việc làm.
- KPCĐ: Nguồn quỹ cho hoạt động công đoàn.
Tỷ lệ trích hiện hành
- Doanh nghiệp: BHXH 17,5%, BHYT 3%, BHTN 1%, KPCĐ 2%.
- Người lao động: BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%.
Định khoản kế toán
- Khi trích nộp: Nợ các tài khoản chi phí / Có TK 338.
- Khi nộp cơ quan bảo hiểm: Nợ TK 338 / Có TK 111, 112.
Giải pháp phần mềm hỗ trợ quản lý nhân sự và hạch toán lương
Thực hiện hạch toán lương, tạm ứng và trích bảo hiểm thủ công dễ dẫn đến sai sót, tốn thời gian. Để tối ưu, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự Lạc Việt SureHCS HRM.
Lợi ích nổi bật:
- Tự động tính lương, bảo hiểm và công đoàn phí.
- Quản lý tạm ứng lương minh bạch, chính xác.
- Xuất báo cáo tài chính – nhân sự nhanh chóng.
- Đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật hiện hành.
Tìm hiểu chi tiết tại: https://www.surehcs.com/quan-tri-nguon-nhan-luc/
Bài viết cùng chủ đề:
Đăng nhận xét